Накопленный архив занимает квадратные метры, которые стоят денег. Офисные папки, бухгалтерская первичка, кадровые дела — через несколько лет это превращается в тонны бумаги, для которых нужен отдельный склад или комната. При этом просто выбросить документы в контейнер нельзя: для юридических лиц это административный штраф до 300 000 рублей. Разбираем, когда документы можно уничтожать, как правильно оформить процедуру и что происходит с бумажным массивом дальше.
Сколько хранить: сроки, которые нужно знать
Сроки хранения документов установлены несколькими нормативными актами. Главный ориентир для коммерческих организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
| Тип документов | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Бухгалтерская первичка, счета-фактуры, акты, накладные | 5 лет | ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Налоговые документы | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
| Кадровые документы по личному составу (после 01.01.2003) | 50 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Кадровые документы по личному составу (до 01.01.2003) | 75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Учредительные документы, права на имущество | Постоянно | Приказ Росархива № 236 |
Важный нюанс по исчислению: срок хранения отсчитывается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по нему было завершено. Акт сверки, закрытый в марте 2019 года, — срок хранения начинается с 1 января 2020-го. При 5-летнем сроке документ можно уничтожать с начала 2025 года.
Если для одного документа разные нормативные акты дают разные сроки — используйте максимальный.
Нельзя просто выбросить: что говорит закон
Уничтожение документов без соблюдения установленной процедуры — административное нарушение. По ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ (неисполнение обязанности по хранению документов) штраф для юридических лиц составляет от 200 000 до 300 000 рублей.
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» прямо запрещает уничтожать документы до проведения экспертизы их ценности. Для документов Архивного фонда РФ уничтожение запрещено в принципе — это касается части государственных организаций и компаний с госучастием.
⚠️ Документы нельзя сначала отвезти в пункт приёма макулатуры, а потом оформить бумаги. По закону уничтожение считается состоявшимся в момент физической передачи — акт должен быть подписан до вывоза.
Порядок уничтожения архива: шаг за шагом
Процедура регулируется Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Руководитель издаёт приказ о создании экспертной комиссии (ЭК). В неё включают главного бухгалтера, юриста, делопроизводителя. Комиссия работает на основании положения, утверждённого руководителем.
Комиссия просматривает дела и определяет: какие требуют постоянного хранения, какие — временного, у каких срок уже истёк.
Документы с истёкшим сроком вносятся в акт: наименование, даты, количество единиц. Акт утверждается руководителем организации.
Только после подписания акта документы можно физически уничтожить: самостоятельно (шредер) или с привлечением компании с вывозом и переработкой.
Если документы передаются сторонней компании, та выдаёт акт об утилизации. Этот документ хранится в организации — он подтверждает, что уничтожение прошло законно.
Можно ли сдать архив на макулатуру
Да — и это распространённая практика. После того как процедура соблюдена и акт о выделении к уничтожению подписан, бумажный архив становится макулатурой, которую можно передать на переработку.
Почему это выгодно: офисные архивы организаций нередко весят сотни килограммов, а у крупных компаний — несколько тонн. Бумага — ликвидное вторсырьё. Актуальную цену приёма уточняйте по телефону: она зависит от текущих рыночных котировок и состояния материала.
Про конфиденциальность: документы с персональными данными сотрудников, клиентов и коммерческой тайной требуют надёжного уничтожения перед переработкой. На практике это решается двумя способами: шредирование на месте с последующей сдачей бумажной крошки, или передача компании, которая проводит кипование и переработку под контролем представителя заказчика.
Вывоз архива в Санкт-Петербурге: на что обратить внимание
При выборе компании для вывоза архива стоит проверить три момента:
- Наличие договора — без договора акт об уничтожении юридически ничтожен.
- Лицензия на вывоз отходов — бумажные отходы относятся к V классу опасности по ФККО, для работы с ними требуется соответствующее разрешение.
- Акт об утилизации — должен содержать наименование организации-заказчика, перечень переданных материалов, дату и подписи сторон.
С точки зрения логистики архивы — это физически тяжёлый груз. Несколько шкафов с папками — уже несколько сотен килограммов. Полный офисный архив за несколько лет работы может составить тонну и больше. Вывоз такого объёма требует грузового транспорта.
КартонСПб принимает архивные документы (макулатуру) от организаций в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Есть собственный транспорт, весы для взвешивания, пресс. Актуальную цену приёма и условия вывоза уточняйте по телефону.
Вывезем архив вашей организации
Приедем, заберём, взвесим при вас и рассчитаемся на месте. Работаем по СПб и Ленинградской области.